RSS hírcsatorna






Tankönyv

Writing Tips: Formal Letters 01 (The form)

Ebben az oktatóanyagban a hivatalos leveleknek kizárólag a formai kritériumaival ismerkedünk meg, a tartalmi részekkel más helyen foglalkozunk.

1. Bevezető

A nyelvvizsgára készülő hallgatók figyelmébe ajánljuk, hogy nem mindegyik vizsga követeli meg, hogy a hivatalos levél minden formai elemét felhasználja a vizsgázó. A Cambridge vizsgák például határozottan kérik, hogy a dátumot és a címzés részeit ne írja le a jelölt, míg a BME vizsgák éppen fordítva: határozottan kérik, hogy ezeket is írja le a vizsgázó. Feltétlenül érdemes tehát a vizsgára készülve ellenőrizni, mi pontosan a vizsgakövetelmény ebben a feladatban.

A hivatalos levelek igen sokfélék lehetnek (érdeklődő levél, panaszos levél, kísérőlevél pályázathoz, meghívás stb.), ám mindegyik esetében felhasználhatóak az alább ismertetett formai jegyek. Lényeges, hogy a különféle országokban különféle szokások alakultak ki ebben a tekintetben is, így kicsit másképpen néz ki egy általánosan elfogadott hivatalos levél Kanadában, mint Nagy-Britanniában, s megint másképp az USA-ban és Ausztráliában. Itt mi megpróbáljuk a legáltalánosabban elfogadott jegyeket ismertetni, és a lényegi különbségere közben hívjuk fel a figyelmet.



2. A fejléc részei

Ha igazi (életszagú) helyzetet képzelünk el, akkor a munkatevékenység részeként írt hivatalos levelet eleve olyan céges levélpapírra írjuk (illetve írás után nyomtatjuk), amelyen már szerepel egy fejléc, mely tartalmazza a cég címét, nevét és egyéb információkat. Ez esetben ezeket természetesen nem szoktuk megismételni, tehát a feladó adatai ez esetben kimaradnak.

Nem mindig ez a helyzet azonban: a magánszemély is számos esetben ír hivatalos levelet - márpedig neki biztosan nincs előre nyomtatott fejléccel rendelkező levélpapírja. Ha nyelvvizsgán kell megírnunk a levelet vizsgafeladatként, akkor is azt kell eljátszanunk, hogy nincs céges levélpapír, tehát meg kell írnunk a feladó adatait - ez lesz a levél első eleme felülről lefelé haladva.

A feladó nevét és címét általában a levél legfelső elemeként írjuk meg, jobb oldalra igazítva a sorokat.

Babérkoszorú Kft.
H-6700 Szeged
Tisza utca 32.

A cég nevét és a postai címet nem szokás (nem is szabad) lefordítani semmilyen idegen nyelvre - ezzel ugyanis azt a kockázatot vállalnánk, hogy a levél címzettje soha meg nem találja a cégünket, lévén hogy Laurel Wreath Ltd. egész egyszerűen nem létezik Szegeden (reméljük, az oktatóanyag kedvéért kitalált Babérkoszorú Kft. sem), és semelyik magyar (szlovák, román, ukrán) városban sem hívják street-eknek az utcákat. S mivel a borítékra írandó címet adjuk meg ilyenkor, hát a házszám mögé is idabiggyesztjük a pontot - a magyar szabályoknak eleget téve.

Természetesen más a helyzet az angol (amerikai, kanadai stb.) címekkel és nevekkel - ám ezt minden esetben meg fogjuk kapni: a hétköznapi munka során eleve tudjuk (ilyenkor nyilván a címzetté lesz ez a név és cím), a nyelvvizsgán pedig rendelkezésünkre bocsátja majd a vizsgafeladat leírása. Természetesen másképp néznek ki, de majd másoljuk le szolgai módon!

A dátum általában a feladó adatai alá kerül, ugyancsak jobbra igazítva. A kettő között egy sort ki kell hagyni.

Babérkoszorú Kft.
H-6700 Szeged
Tisza utca 32.

15 June 2006

Ügyelj a dátumok helyes formájára! A hónap nevét minden esetben betűkkel kell leírni, de rövidítés alkalmazható (bár nem szokás). A nap száma megelőzheti, de követheti is a hónap nevét, de pontot semmi esetre sem teszünk utána. A sorszám jellegét jelölhetjük indexbe kitett st, nd, rd vagy th-val a sorszám végződésének megfelelően - de ez el is maradhat. Az év száma minden esetben az utolsó helyen áll, pontot természetesen nem teszünk utána (természetesen, mivel az angol nem jelöl sorszámot ponttal). Helyes tehát az alábbi variációk mindegyike:

15 June 2006, 15th June 2006, June 15 2006, June 15th 2006

A nyelvvizsgára semmiképp sem ajánljuk az egyébként sokszor látható per (angolul slash) jelekkel elválasztott formát, főleg ha a hónapot is számokkal jelölik, így: 15/06/2006 vagy 06/15/2006. Ennek az az egyszerű magyarázata, hogy - amint fentebb már elmondtuk - a nap és a hónap sorrendje felcserélhető. Alapvetően a brit szokás szerint nap-hónap-év, amerikai szokás szerint pedig hónap-nap-év a sorrend. A fenti példában ez nem is okoz dekódolási gondot, de mi van ennél a dátumnál: 05/06/2006? Ez most május hatodika vagy pedig június ötödike?

A címzett adatait ezek után kell írni, mégpedig balra igazítva. Ezek az adatok nyilván minden esetben rendelkezésünkre állnak, egyszerűen másoljuk be őket erre a helyre! Az adatok: a címzett cég vagy szervezet neve, postázási címe, a címzett (megszólított személy) neve és titulusa. Ha a megszólítandó személy nevét nem ismerjük, akkor ez elmaradhat.

Best Supplies Ltd.
120 Old Oak Road
Delray Beach, FL3875

Jack Hummingbird
Marketing Manager

Ref: 2006/H-458
Subject: Order No 12

Ugyanerre a helyre, a címzett adatai alá, de egy sor kihagyással szokás írni az egyéb szükséges adatokat. Ilyen lehet a hivatkozási szám (reference number, rövidítve ref), illetve a levél tárgya (subject). Ezek a nyelvvizsgán nem szoktak megjelenni, de a hétköznapi levelezésben igen.

3. A levél törzse

A levél maga a megszólítással kezdődik. Ez minden esetben a Dear szót és a megszólított személy családnevét tartalmazza. A név elé férfiak esetében a Mr, nők esetében a Ms rövidítést kell írni. A régebben használt Miss illetve Mrs ma már nem illendő, elavult, de legalább is nem tekintik "politikailag korrektnek" (kiderül belőle ugyanis, hogy az illető hölgy milyen családi állapotú, ami a fériaknak kijáró Mr-ből nem). A megszólítás ne tartalmazza a megszólított keresztnevét, sem pedig egyéb címet (pl. Dr)! A megszólítás után a brit szokás szerint vesszőt, az amerikai szokás szerint pedig kettőspontot kell tenni!

Dear Mr Hummingbird,

Ha nem ismerjük a megszólított nevét, akkor az általánosan használt Sir or Madam megszólítást kell a Dear után tenni. Még illendőség és udvariasság mián sem szokás megfordítani a sorrendet - és nem valószínű, hogy az adott esetben hölgy címzett megsértődne ezen. (Te se tegyél így majd, ha kapsz ilyen levelet!) A kettő közötti or kötőszót szokás még egy per jellel is helyettesíteni.

Dear Sir or Madam,

Dear Sir/Madam,

Szokás még a Dear Sir megszólítás, amennyiben biztosan tudod, hogy a címzett férfi (csak azt nem tudod, hogy hívják), vagy ennek megfelelően a Dear Madam, illetve mindezek többes számban is, ha egyszerre több, ismeretlen nevű embernek címzed a leveledet: Dear Sirs, Dear Madams, Dear Sirs/Madams.

A magyar levelezési hagyományban szokásos szervezeteket, hivatalokat, sőt, pozíciókat is megszólítani, például így: Tisztelt Online Angol Tanszék! Tisztelt Ügyvezető Igazgató Úr! Kedves Tanárnő! Az angolban semmi esetre se próbálkozz ilyenekkel: nem személyt egész egyszerűen nem lehet megszólítani!

S mivel sokszor kérdezik a tanítványok, íme még néhány megjegyzés: A Dear megszólítás igenis kötelező! Senki nem gondolja komolyan az alapjelentését (és nem is fordítható "Drága Hummingbird Úr" formában). Néhány kivétel van persze, de ezt az oktatóanyagot nem felsőfokú hallgatóknak szántuk. De azért: ha királyoknak, pápáknak, canterbury érsekeknek írnál levelet, akkor persze meglehetősen frivol lenne a Dear - de mivel mindegyik esetben más-más megszólítás dukálna, inkább olvass erről egy külön oktatóanyagban majd!

A levéltörzs szövegének első mondata is nagy kezdőbetűvel kezdendő - annak ellenére, hogy vesszőt (vagy az amerikaiban kettőspontot) tettünk az ezt megelőző megszólítás után.

A bekezdések nagyon fontos szerepet játszanak - ugyanolyat, mint a magyarban. A különbség csak az, hogy az angolban nem szokás beljebb kezdeni a bekezdések első sorát, szokás viszont egy-egy sort kihagyni a bekezdések között. (Ám mindkettőre található meglehetősen sok ellenpélda is).

A levél szövegében nem szabad összevonásokat használni, tehát a don't helyett do not, a haven't helyett have not kell szerepeljen.

4. Záró részek

Ha választ vársz a leveledre, akkor a szabály szerint ezt a sort kell írnod a levél végére:

I look forward to hearing from you soon.

Ebből a look forward to rész a klisé kötelező része, a többit esetleg meg lehet változtatni a szükséges módon. Az I helyett lehet We, a hearing from you soon helyett használható a your reply vagy éppen a meeting you soon - attól függően, mit várunk majd. Felhívjuk a figyelmedet arra, hogy a mondat egyszerű jelenben szerepel - ellentétben a nem formális magánlevéllel, ahol az I am looking forward to szerkezet a normális.

Ha a címzettet név szerint szólítottad meg, akkor a Yours sincerely, ha pedig "Dear Sir/Madam" formában, akkor a Yours faithfully kell a levél végére, közvetlenül az aláírás fölé, és vessző kell a végére (az amerikaiban is).

I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

Gábor Kiss

Ezeket a záró mondatokat is balra igazítva szoktuk írni a levél végére, de található példa bőven arra is, hogy ezeket kicsit beljebb kezdve írják. Ez valószínűleg ízlés kérdése inkább, a nyelvvizsgákon remélhetőleg nem vonnak le pontot egyik esetben sem.

A név példánkban az angol szokásnak megfelelő keresztnév-családnév sorrendben szerepel, és ezt ajánljuk a tényleges, "éles" levelezés esetére is, minthogy a magyar sorrend a szokatlan a világban, s a címzett valószínűleg nem elég tájékozott ahhoz, hogy ismerje a magyar keresztneveket (nem beszélve a Gábor Dénes, József Attila-szerű nevekről), így egy kis segítséget adhatunk nekik abban, hogyan szólítsanak meg minket a saját levelükben - vagy éppen a személyes találkozón. Ha még segítőkészebbek akarunk lenni, akkor szokás a név után zárójelben a nemünket is megjelölni a Mr vagy a Ms használatával, így: Virág Pesti (Ms).


_______________________________
Fekete-fehér nyomtatható változat




search EN EN EN | Saját szótár | you can rest assured that blabla - ezt mondd, ha biztosítasz valakit vmi felől.